系統用左好多年, 要轉好大鑊? 分享不必轉系統也能提升效率的秘訣！

在當今快速變化的商業環境中，許多公司面臨著是否需要升級或更換其使用多年的系統的困擾。然而，轉換系統可能會帶來高昂的成本和風險。好消息是，你可以在不轉換系統的情況下，通過一些策略和技巧來提升效率。

• 瓶頸識別
  檢視現有的工作流程，找出哪些步驟耗時過長或容易出現錯誤。這些瓶頸可能是因為人力資源不足、信息傳遞不暢或系統限制等原因造成的。
• 流程重組
  根據識別到的瓶頸和團隊的反饋，重新設計流程。簡化不必要的步驟，將重複的任務合併，並考慮引入新的技術或工具來加速流程。
• 自動化重複任務
  首先，列出日常工作中所有重複性任務，這些任務通常包括數據輸入、報表生成、客戶跟進等。
• 選擇合適的附加程式
  根據任務的特性，選擇適合的附加程式或自動化工具。例如，對於數據處理，可以使用Excel的自動化功能或手機應用程式。

最近我們就有客戶,委託我們寫一個新的現場技術人員管理系統及手機應用程式，與現有的 ERP系統進行連接。他們專注於設備維修和系統保養的公司，擁有多名專業合格的工程師和技術人員。公司每天需要到不同的客戶地點提供維修及系統保養檢查服務。過去，他們使用了超過 10 年的ERP系統來管理發票和客戶資料，並沒有維修管理功能, 多年來，技術人員完成工作後需手寫工作紀錄，然後將這些紀錄帶回公司進行手動輸入，效率低下且容易出錯。

因此,他們使用手機應用程式,技術人員可以在現場使用手機應用程式即時檢視和更新工單，無需手寫紀錄。技術人員可直接在現場完成任務單的簽署和打印，無需返回公司進行處理。新程式實現了與 ERP的數據同步，確保所有數據保持最新和準確。

客戶通過引入新系統和手機應用程式，大幅提升了工作效率和客戶滿意度。這一變革不僅減少了手動輸入的時間和錯誤，還讓技術人員能夠更有效地管理他們的任務，最終提升了整體業務表現。